Bản chất
Tài khoản Chuyển đổi mã theo dõi được Xero tạo ra với mục đích báo cáo, vì vậy tài khoản này thể hiện số liệu khi bạn lập Bảng Cân đối Số phát sinh cho từng mã theo dõi cụ thể. Tài khoản này chỉ hỗ trợ cho các công ty có sử dụng chức năng danh mục mã theo dõi (Tracking Categories). Bạn không thể thực hiện tạo bút toán hạch toán vào tài khoản này.
Xero tạo bút toán tài khoản chuyển đổi mã theo dõi khi bạn tạo một bút toán ảnh hưởng đến số phát sinh của mã theo dõi trong danh mục theo dõi của công ty, nhưng không thực hiện thay đổi chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh trong từng mã theo dõi. Điều này xảy ra khi:
- Tạo hóa đơn điều chỉnh giảm Credit Note cho một Bill/Invoice có mã theo dõi
- Tạo một bút toán (như minh họa dưới đây)
Minh họa cụ thể, công ty bạn theo dõi doanh thu bán hàng theo từng chi nhánh gồm 3 mã theo dõi CN A, CN B và CN C tương ứng với Chi nhánh A, Chi nhánh B và Chi nhánh C. Trong kỳ bạn muốn chuyển một phần doanh thu từ CN A qua cho CN B, bạn tạo bút toán trên phân hệ Manual Journal như sau:
Nợ TK Doanh thu với Tracking CN A
Có TK Doanh thu với Tracking CN B
Việc bạn tạo bút toán trên có nghĩa là bạn đang chuyển một phần số phát sinh doanh thu của Chi nhánh A sang doanh thu của Chi nhánh B, nhưng thực chất các nghiệp vụ phát sinh trong từng mã theo dõi Chi nhánh vẫn giữ nguyên. Xero sẽ tự động tạo bút toán liên quan đến tài khoản Tracking Transfer, và thể hiện số liệu khi bạn chạy Bảng Cân đối Số phát sinh trong kỳ với điều kiện lọc theo từng mã theo dõi cụ thể.
Kết cấu tài khoản
Tài khoản Chuyển đổi mã theo dõi chỉ thể hiện số phát sinh khi bạn lên Bảng Cân đối Số phát sinh với điều kiện lọc theo từng mã cụ thể. Tài khoản này hỗ trợ cho phép bạn lên và xuất dữ liệu Bảng Cân đối Số phát sinh cho từng mã theo dõi một cách nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ cụ thể
- Bạn thực hiện chuyển đổi mã theo dõi theo vùng cho số phát sinh trong tài khoản Sale từ North à South, bút toán Manual Jouranl:
Nợ Sale 650$ (tracking: North)
Có Sale 650$ (tracking: South)
- Tài khoản Tracking Transfer được tạo ra khi bạn lập Bảng Cân đối Số phát sinh (Trial Balance) theo từng mã theo dõi cụ thể.
Khi bạn lập Trial Balance với điều kiện lọc theo mã theo dõi vùng Norh, hình ảnh minh họa sau:
Hình 1: Tại chức năng Filter, ở tiêu chí Tracking Categories chọn mục Region và chọn mã theo dõi North
Hình 2: Tài khoản Tracking Transfer được tạo ra có số tiền tướng ứng với nghiệp vụ bạn tạo ở Manual Jourrnal.