Thêm hoặc sao chép tài sản cố định 

Trước khi bắt đầu

• Bạn cần tài khoản có vai trò Adviser hoặc Standard để tạo mới tài sản cố định trong Xero
• Thiết lập thông số cài đặt mặc định cho tài sản cố định trong tổ chức.
• Kiểm tra xem có ngày khóa nào không, vì nó sẽ ảnh hưởng đến việc đăng ký tài sản cố định
• Tải nhập tài sản cố định hàng loạt để tạo nhanh nhiều tài sản cố định

Giải thích một số trường nội dung

Asset Name và Asset Number – Đây là những trường cần phải hoàn thành để lưu tài sản nháp. Xero tự động chỉ định mã số mỗi tài sản dựa vào thứ tự tự động nhưng bạn vẫn có thể thay đổi chúng.

Warranty Expiry – Nhập ngày hết hạn bảo hành của tài sản. Thông tin này không ảnh hưởng đến khấu hao hoặc thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

Serial Number – Nhập thông tin này để giúp xác định tài sản. Thông tin này không ảnh hưởng đến việc khấu hao.

Cost Limit – Giá trị của tài sản bạn muốn khấu hao, nếu bé hơn nguyên giá của tài sản. Ví dụ, tài sản có nguyên giá 20,000 nhưng bạn chỉ muốn khấu hao 15,000. Nhập 20,000 trong trường Purchase Price và 15,000 trong trường Cost Limit. Xero sẽ dùng giá trị 15,000 để tính khấu hao.

Residual Value – Giá trị của tài sản còn lại sau khi đã khấu hao. Xero khấu hao tài sản xuống giá trị bằng 0 nếu giá trị còn lại không được nhập. Ví dụ, bạn tin rằng tài sản của mình có giá trị là 500 tại cuối vòng đời, tại thời điểm kết thúc việc khấu hao. Nhập 500 vào trường Giá trị còn lại. Xero sẽ ngừng khấu hao khi giá trị ghi sổ đạt đến 500.

Thay đổi thứ tự của tài sản

Xero tự động chỉ định Asset Number (Mã tài sản) cho tài sản khi chúng được tạo, dựa trên trình tự tự động. Chỉnh sửa số cho tài sản cụ thể hoặc chỉnh sửa thứ tự tự động để áp dụng cho các tài sản trong tương lai.

1. Khi tạo mới tài sản cố định, nhấp vào dấu mũi tên kế bên Asset Number. 
2. Chỉnh sửa Prefix (tiền tố) hoặc Next Number (số tiếp theo), hoặc cả hai
3. Nhấp OK

Tài sản có đã được khấu hao từ trước

Nếu tài sản đã mua và khấu hao trước khi chuyển qua Xero, hãy nhập khấu hao trước khi tạo tài sản trong Xero.

• Đặt Ngày bắt đầu khấu hao tài sản (Depreciation Start Date) tại ngày thực tế khấu hao cho tài sản đó.
• Nếu ngày bắt đầu khấu hao tài sản sớm hơn ngày Bắt đầu khấu hao tài sản cố định của tổ chức, nhập số tiền khấu hao lũy kế cho đến ngày bắt đầu của tài sản cố định trong Xero.
• Xero sử dụng tổng tiền đã nhập vào Xero để tự động tính toán giá trị của tài sản tại ngày bắt đầu của tài sản cố định.

Tài sản cố định không khấu hao

Nếu bạn có tài sản không khấu hao, ví dụ như quyền sử dụng đất, tại Depreciation Method, chọn No Depreciation.

Thêm tài sản cố định bằng phương pháp thủ công

Manually add fixed assets to the fixed asset register. No corresponding entry is created in the balance sheet, so you need to record this separately or create a fixed asset from a purchase transaction.

Thêm tài sản cố định bằng phương pháp thủ công vào sổ đăng ký tài sản cố định, không có nghiệp vụ tương ứng nào được tạo trong bảng cân đối kế toán, vì vậy bạn cần phải ghi nhận riêng nghiệp vụ này hoặc tạo tài sản cố định từ giao dịch mua tài sản.

1. Trong menu Accouting, chọn Advanced, Fixed assets
2. Nhấp vào New Asset
3. Nhập Asset Name và chọn Asset Type
4. (Tùy chọn) Thay đổi mã tài sản được chỉ định cho tài sản
5. (Tùy chọn) Hoàn thành các chi tiết khác được yêu cầu
6. Nếu bạn không muốn sử dụng các cài đặt mặc định của tài sản cố định, hãy chọn Depreciation Method và chỉnh sửa lại trường khấu hao. Nhấp vào Show more options để thêm giới hạn chi phí hoặc giá trị còn lại.
7. Nhấp Save as Draft hoặc Register 

Code a purchase transaction to a fixed asset account code to automatically create a draft fixed asset in the register.

Tài khoản tài sản cố định khi phát sinh giao dịch mua hàng được tự động tạo tài sản cố định nháp trong sổ

• Mô tả của giao dịch được dùng làm tên tài sản. Nếu bạn không nhập mô tả, không có tài sản nào được thêm vào sổ đăng ký.
• Xero tự động tạo tài sản cố định nháp và nghiệp vụ trên bảng cân đối kế toán
• Nếu số lượng của giao dịch mua hàng là 9 hoặc ít hơn, Xero tạo nhiều tài sản cố định. Nếu số lượng nhiều hơn chín, Xero kết hợp chúng thành một tài sản cố định
• Tài sản cố định tạo theo cách này sẽ có liên kết với giao dịch gốc. Nhấp vào liên kết để xem giao dịch được tạo từ đâu
• Chỉnh sửa hoặc xóa tài sản không ảnh hưởng đến giao dịch mua hàng và ngược lại. Nếu bạn cần thay đổi bất kỳ chi tiết nào, bạn cần chỉnh sửa cả giao dịch mua hàng và tài sản.
• Xero không tạo tài sản cố định nếu Tài khoản tài sản cố định được chỉ định sau khi giao dịch được duyệt. Do đó, bạn phải Thêm tài sản vào sổ đăng ký hoặc xóa giao dịch gốc và thêm mới

Để tạo tài sản nháp từ giao dịch mua hàng:

1. Thêm hóa đơn mua hàng (Bill) mới hoặc giao dịch chi tiền
2. Trong trường Account, nhập tài khoản tài sản cố định
3. Trong trường Description, nhập tên của tài sản
4. Hoàn thành các trường khác
5. Duyệt hoá đơn mua hàng (Bill) hoặc chi phí yêu cầu hoàn của nhân viên hoặc lưu giao dịch chi tiền
6. Chỉnh sửa tài sản và hoàn thành các trường liên quan, sau đó nhấp vào Register

Hoạt động như thế nào

Sử dụng Hóa đơn mua hàng (Bill) hoặc Bút toán kế toán để ghi nhận việc mua tài sản cố định được trả dần

Ghi nhận giá trị của hàng hóa được mua dưới dạng tài sản và tổng tiền phải trả lại như một khoản nợ phải trả. Hạch toán khoản phải trả lại vào cùng một tài khoản nợ để giảm khoản phải trả

Sử dụng hóa đơn mua hàng

Sử dụng hóa đơn mua hàng để tạo tự động tài sản cố định trong sổ đăng ký.

1. Thêm hóa đơn mua hàng. Hạch toán tài khoản tài sản cố định nếu nếu tài sản được mua
2. Ghi nhận thanh toán của hóa đơn mua hàng. Bạn cần kích hoạt tài khoản trên Chart of Accounts để có thể thanh toán (nếu cần)
3. Đăng ký tài sản cố định đã được tạo

Sử dụng bút toán kế toán

Sử dụng bút toán kế toán nếu bạn không muốn hiển thị giao dịch trên báo cáo tiền mặt ví dụ dụ như là báo cáo dòng tiền. Thêm vào nhật ký:

• Một dòng ghi nhận tài sản cố định và số tiền nợ còn lại.
• Tick vào ô Show journal on cash basis reports

Xero không tạo tài sản cố định nếu nó đã được tạo trong sổ nhật ký. Bổ sung tài sản vào sổ theo cách thủ công hoặc xóa giao dịch gốc và tạo mới.

Thanh toán nợ

Hạch toán nghiệp vụ thanh toàn vào tài khoản đã dùng để ghi nhận khoản nợ. Mỗi thời điểm thanh toán vào tài khoản, số dư sẽ giảm dần.

Để ghi nhận các khoản trả nợ:

• Tạo giao dịch chi tiền (Spend money) trong tài khoản ngân hàng
• Thiết lập hóa đơn lặp lại. Nếu số tiền khác nhau, hãy lưu hóa đơn dưới dạng nháp để có thể chỉnh sửa

Để tách tiền lãi từ tiền gốc, ghi nhận chúng ở những dòng tách biệt của giao dịch chi tiền hoặc hóa đơn mua hàng hoặc những giao dịch riêng biệt

Sao chép tài sản với những chi tiết tương tự, sau đó chỉnh sửa các trường được yêu cầu

1. Mở tài sản mà bạn muốn sao chép
2. Nhấp Options, sau đó nhấp Copy
3. Thực hiện những thay đổi được yêu cầu cho tài sản mới
4. Nhấp Save hoặc Register