So sánh số dư trên Xero và số dư thực tế trên tài khoản ngân hàng

So sánh số dư trên Xero và số dư thực tế trên tài khoản ngân hàng

Bài viết dành cho doanh nghiệp nhỏ sử dụng Xero

Tổng quan

• Nếu số dư trên sao kê trong Xero không khớp với số dư thực tế tại cùng một ngày, thì số dư đầu kỳ sai hoặc có lỗi trong các dòng sao kê ngân hàng trong Xero
• Làm theo các bước sau để xác định và sửa lỗi

Kiểm tra số dư đầu kỳ đã nhập đúng và đã lưu

1. Đảm bảo rằng số dư đầu kỳ được nhập cho tài khoản ngân hàng khớp với số dư ngân hàng cuối kỳ thực tế, theo số dư trực tuyến hoặc bảng sao kê giấy, ngày trước khi bạn bắt đầu sử dụng Xero.
2. Kiểm tra xem các khoản tiền chưa được thanh toán từ hệ thống kế toán trước đây của bạn đã được nhập bằng tài khoản tạm thời chưa và chúng không được bao gồm trong số dư chuyển đổi.
3. Kiểm tra số dư chuyển đổi đã được xác nhận và lưu chưa.

Xác định thời điểm xảy ra lỗi

Khi bạn đã xác nhận số dư đầu kỳ là chính xác, hãy xác định ngày xảy ra lỗi

1. Tìm ngày mà số dư trên sao kê trong Xero khớp với số dư thực tế ngân hàng lần cuối
2. Chạy báo cáo Bank Reconciliation Summary report trong một tháng kể từ ngày này. Ví dụ: nếu số dư khớp lần cuối vào ngày 31 tháng 3, hãy chạy báo cáo Bank Reconciliation Summary trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 30 tháng 4.
3. So sánh số dư hiển thị trên Bank Reconciliation Summary với số dư thực tế của Ngân hàng tại ngày này. Ví dụ: so sánh số dư trên bảng sao kê tại Xero vào ngày 30 tháng 4 với số dư ngân hàng thực tế của bạn trong cùng một ngày. Nếu chúng khớp, hãy chạy báo cáo cho tháng tiếp theo và thực hiện tương tự.
4. Khi số dư không khớp có nghĩa là lỗi đã xảy ra trong khoảng thời gian này. Ví dụ: nếu số dư không khớp vào ngày 31 tháng 5, điều đó có nghĩa là lỗi đã xảy ra vào tháng 5. Chạy báo cáo Bank Reconciliation Summary trong một khoảng thời gian trong tháng để thu hẹp ngày xảy ra lỗi. Ví dụ: chạy báo cáo từ ngày 1 tháng 5 đến ngày 15 tháng 5 và so sánh số dư. Tiếp tục làm điều này cho đến khi bạn xác định được phạm vi ngày mà số dư sẽ hết

Xác định lỗi

Khi bạn đã xác định được phạm vi thời gian mà bạn cho rằng xảy ra lỗi, hãy xác định lỗi là gì. Kiểm tra:

• Thiếu dòng sao kê ngân hàng.
• Trùng dòng sao kê ngân hàng (1 dòng được nhập vào sao kê 2 lần)
• Dòng sao kê bị xóa
• Giao dịch tài khoản được đánh dấu là đã điều chỉnh do nhầm lẫn (đã tạo dòng sao kê ngân hàng thủ công).

Để làm điều này:

1. So sánh thông tin trong tab Bank Statement của báo cáo the Bank Reconciliation Summary với bảng sao kê ngân hàng thực tế của bạn, từng dòng một. Bất kỳ sự khác biệt nào bạn xác định được đều có thể là nguyên nhân gây ra lỗi.
2. Kiểm tra tab Statement Exceptions của báo cáo Bank Reconciliation Summary để biết các dòng sao kê ngân hàng đã bị xóa, trùng lặp để xác nhận xem chúng có đúng không:
   • Deleted – Việc xóa một dòng sao kê nếu bạn vô tình nhập nhiều lần là đúng. Tuy nhiên, nếu bạn xóa dòng do nhầm lẫn, bạn có thể cần khôi phục lại dòng để số dư của bạn khớp
   • Manual – Việc đánh dấu dòng bảng sao kê ngân hàng theo cách thủ công là được chấp nhận nếu bạn không thể nhập dòng bảng sao kê từ tài khoản ngân hàng của mình. Tuy nhiên, nếu bạn đánh dấu một giao dịch là được điều chỉnh, sau đó nhập dòng sao kê của nó, bạn sẽ cần xóa bản sao kê mà bạn đã tạo
   • Duplicate – các dòng sao kê ngân hàng trùng lặp thường làm tăng giá trị gấp đôi. Xem các dòng sao kê ngân hàng đã được nhập để kiểm tra.

Nếu bạn có nhiều dòng sao kê, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi xuất cả bảng sao kê ngân hàng trong Xero và bảng sao kê ngân hàng thực tế của bạn sang bảng tính Excel hoặc Google.

Sửa lỗi

Bây giờ bạn đã tìm thấy lỗi trong Xero, hãy sửa nó như sau:

• Missing bank statement line – nhập tệp sao kê ngân hàng cho giao dịch bị thiếu. Nếu bạn không thể nhập nó, bạn sẽ cần đánh dấu giao dịch theo cách thủ công là đã được đối chiếu.
• Duplicate bank statement line – nếu dòng sao kê bị trùng lặp do nhầm lẫn, hãy xóa nó.
• Deleted bank statement line – nếu dòng bảng sao kê bị xóa do nhầm lẫn, hãy khôi phục nó.
• Manual bank statement line – nếu bạn đã đánh dấu một giao dịch là được điều chỉnh, sau đó nhập dòng sao kê của nó, hãy xóa bảng sao kê ngân hàng thủ công.