Sử dụng trạng thái của công việc để kết hợp với quy trình của tổ chức.
- Tạo các trạng thái công việc, chỉnh sửa những cái hiện có và thiết lập trạng thái mặc định cho công việc mới.
- Thông báo trạng thái công việc cho nhân viên hoặc khách hàng bằng cách tạo thông báo ở phần trạng thái công việc.
- Cập nhật trạng thái công việc sang hoàn thành hoặc hủy và lưu trữ. Bạn có thể khôi phục lại hoặc sao chép nếu cần.
- Nếu bạn hủy hoặc hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc, bạn có thể cập nhật trạng thái của công việc của chúng cùng một lúc trên danh sách công việc đang tiến hành (WIP)
Thay đổi trạng thái của công việc
Bạn có thể thay đổi trạng thái của công việc từ Job Manager, trên chính công việc hoặc danh sách WIP. Tuy nhiên, bạn không thể hủy công việc trên Job Manager.
Trong Job Manager:
- Trong menu Jobs, hãy chọn Jobs
- Tìm công việc mà bạn muốn cập nhật
- Trong cột State của công việc mà bạn muốn cập nhật, hãy di chuyển chuột đến trạng thái công việc hiện tại và chọn một trạng thái mới. Thao tác này sẽ kích hoạt mọi thông báo có liên quan.
Nếu bạn có đặc quyền chỉnh sửa nhanh công việc, bạn có thể cập nhật trạng thái của công việc từ chính công việc đó bằng cách sử dụng Quick Edit. Save các thay đổi để cập nhật trạng thái công việc.
Hoàn thành công việc
Khi bạn kết thúc công việc, hãy cập nhật trạng thái hoàn thành. Bạn nên lập hóa đơn hoặc xóa sổ theo cách thủ công các công việc dở dang mà vẫn còn ở trên danh sách công việc.
Mẹo
Để xem tất cả công việc với trạng thái đang thực hiện, hãy thiết lập bộ lọc bằng trạng thái công việc trên màn hình Work in Progress.
Để đánh dấu công việc với các hóa đơn lặp lại hoàn thành, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Tạo phiên bản hóa đơn cuối cùng và đánh dấu tất cả thời gian và chi phí là đã lập hóa đơn hoặc xóa sổ.
- Xóa sổ bất kỳ các WIP còn lại và xóa bỏ các nhân viên đã nhập thời gian vào công việc.
Cập nhật tự động trạng thái công việc trên hóa đơn quyết toán
Thiết lập trạng thái của hóa đơn để bạn có thể cập nhật khi tạo hóa đơn quyết toán. Nếu bạn không chọn trạng thái công việc, bạn sẽ cần thay đổi trạng thái bằng cách thủ công ngay khi tạo hóa đơn quyết toán.
- Trong menu Business, chọn Settings
- Phía dưới Practice, nhấp vào Practice Settings
- Phía dưới Job, chọn Invoice State
- Nhấp vào Save.