Giới thiệu về Xero Projects
About Xero Projects
Bài viết này dành cho các doanh nghiệp nhỏ sử dụng Xero
Tổng quan
- Theo dõi khả năng sinh lời trên các dự án khác nhau và ước tính chi phí trước khi công việc bắt đầu.
- Tích hợp với báo giá, chi phí, hóa đơn và báo cáo của Xero giúp bạn theo dõi các dự án của mình và tránh trùng lặp.
Cách thức hoạt động
Xero Projects là một công cụ quản trị lợi nhuận bên trong Xero cho phép bạn theo dõi thời gian và chi phí dựa trên công việc của mình, với tư cách là các dự án. Nó đơn giản hóa việc báo giá cho công việc, nhận lương và theo dõi khả năng sinh lời của dự án trong thời gian thực.
Quy trình làm việc ví dụ cho một dự án, từ đầu đến cuối:
- Tạo một dự án cho một liên hệ mới hoặc hiện có.
- Thêm nhiệm vụ để chia nhỏ công việc. Ước tính thời gian của bạn và đặt mức phí cho từng nhiệm vụ.
- Ước tính chi phí của bạn và gửi báo giá cho khách hàng.
- Ghi lại thời gian làm việc so với các nhiệm vụ.
- Thêm chi phí thực tế và theo dõi chúng trở lại ước tính của bạn.
- Lập hóa đơn cho khách hàng của bạn và chấp nhận thanh toán trực tuyến.
- Theo dõi lợi nhuận dự án của bạn trong thời gian thực.
Nếu bạn đã sử dụng Xero, bạn có thể sử dụng cùng một thông tin đăng nhập để truy cập các Dự án Xero. Xero Projects được tích hợp trong Xero có nghĩa là bạn có thể sử dụng các tính năng của Xero.
Ví dụ:
- Liên kết các mục hàng hóa đơn, hóa đơn và các giao dịch chi tiêu
- Thu hồi chi phí và quãng đường của nhân viên bằng cách chỉ định chúng cho các dự án của bạn từ Chi phí Xero (trang web Xero)
- Thêm mục hàng tồn kho vào các dự án
- Liên kết báo giá hiện có hoặc tạo mới
- Thêm ghi chú tín dụng của khách hàng và nhà cung cấp
Chìa khóa các tính năng
Nhóm sản phẩm của chúng tôi luôn tìm cách để tăng giá trị cho các Dự án Xero, vì vậy các tính năng mới đang được triển khai. Trong thời gian chờ đợi, hãy đọc để biết tóm tắt về các tính năng chính có sẵn.
Dự án và nhiệm vụ
Tạo một dự án sau đó tạo các nhiệm vụ để chia công việc thành nhiều phần nhỏ hơn.
Ví dụ: trong một dự án ’10 Michaels Street – Landscaping services’, bạn có thể có bốn nhiệm vụ:
- Thiết kế cảnh quan – giá cố định là 200 đô la
- Lắp đặt cây trồng và bãi cỏ – giá theo giờ là 50 đô la, ước tính 6 giờ làm việc
- Cắt tỉa hàng rào – mức giá hàng giờ là 45 đô la, ước tính 2 giờ làm việc
- Dọn và loại bỏ cây – không tính phí
Mục đích chính của nhiệm vụ là đặt mức phí cho bất kỳ mục thời gian nào bạn thêm vào đó. Bạn thêm các mục thời gian vào tài khoản cho thời gian làm nhiệm vụ.
Khi bạn báo giá hoặc lập hóa đơn cho khách hàng của mình cho nhiệm vụ, loại phí xác định số tiền bạn tính phí cho công việc đó.
Chi phí ước tính và chi phí thực tế
Trong Dự án Xero, bạn có thể tạo hai loại chi phí:
- Tạo chi phí ước tính để lập ngân sách cho bất kỳ chi phí nào bạn dự kiến phải chịu, và lập kế hoạch đánh dấu và lập hóa đơn cho chúng. Chi phí ước tính đặc biệt hữu ích nếu bạn gửi báo giá.
- Tạo hoặc ấn định chi phí thực tế khi bạn biết chi phí cuối cùng của vật liệu. Theo dõi những ước tính này để ước tính bạn đã tạo để xem chúng so sánh như thế nào.
Ví dụ: chi phí ước tính cho vật liệu của bạn có thể là 500 đô la, với hai chi phí thực tế là 50 đô la cho đinh và 510 đô la cho gỗ.
Các hóa đơn, giao dịch chi tiêu và chi phí nhân viên có thể được chỉ định cho các dự án như chi phí thực tế. Những chi phí này cũng có thể được theo dõi thành chi phí ước tính và được đánh dấu.
Thu hồi chi phí dự án của bạn khi đang di chuyển với Chi phí Xero (trang web Xero). Quét và gửi yêu cầu chi phí hoặc số dặm và chỉ định chúng cho một dự án để thu hồi tất cả chi phí của bạn cho một công việc.
Báo giá
Có hai loại báo giá mà bạn có thể gửi từ Xero Projects: Báo giá
- nhiệm vụ và chi phí ước tính – báo giá theo từng khoản mục với ước tính thời gian và chi phí. Bạn có thể chọn mức độ chi tiết hiển thị trên báo giá.
- Báo giá số tiền dự án – báo giá một dòng dựa trên tổng dự toán dự án hoặc số tiền tùy chỉnh.
Không có giới hạn về số lượng và biến thể của các trích dẫn được tạo trên một dự án.
Bạn có thể xem lại trạng thái của báo giá từ tab Báo giá & Hóa đơn trong một dự án. Khi một báo giá được khách hàng chấp nhận, bạn có thể biến nó thành hóa đơn.
Thời gian làm việc
Trong các Dự án Xero, thời gian được ghi lại dựa trên các nhiệm vụ cụ thể. Nhiệm vụ xác định mức phí tại thời điểm đó được tính cho báo giá và hóa đơn.
Điều này khác với tỷ lệ chi phí nhân viên của bạn, là chi phí trả cho nhân viên của bạn mỗi giờ, cộng với bất kỳ chi phí nào. Khi bạn thêm một nhân viên mới vào Xero Projects, bạn nên đặt mức chi phí hàng giờ cho thời gian của họ để bạn có thể tính toán chi phí thực của dự án và lợi nhuận tổng thể.
Có một số cách bạn có thể ghi lại thời gian:
- Sử dụng bộ đếm thời gian trên thiết bị di động của chúng tôi khi bạn làm việc
- Thiết lập theo dõi thời gian tự động theo vị trí trên thiết bị di động của bạn (chỉ dành cho iOS)
- Thêm mục thời gian mới vào một dự án trong ứng dụng web
- Sao chép mục nhập thời gian hiện có
Sử dụng Nhân viên Tổng quan về thời gian hoặc báo cáo Thời gian chi tiết của dự án để xem cách nhóm của bạn dành thời gian cho các dự án của bạn.
Hóa đơn
Với tất cả thông tin dự án của bạn ở một nơi, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi lập hóa đơn.
Có bốn loại hóa đơn bạn có thể gửi từ Xero Projects:
Bạn cũng có thể chỉ định các mục hàng từ các hóa đơn hiện có trong Xero cho các dự án đang thực hiện. Các giao dịch được liên kết với một dự án được ghi lại trong sổ cái kế toán Xero – đó là các hóa đơn, hóa đơn và các giao dịch chi tiêu.
Bất kỳ mục nào khác được thêm trực tiếp trong Dự án Xero, chẳng hạn như nhiệm vụ và chi phí, sẽ không ảnh hưởng đến bảng cân đối của bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về lập hóa đơn trong Xero Projects trong bài viết hỗ trợ này.
Khi công việc kết thúc, hãy đóng dự án để báo cáo của bạn phản ánh chính xác trạng thái của các dự án của bạn.
Khả năng sinh lời của các dự án
Chạy các báo cáo cụ thể cho các Dự án Xero:
Để biết tổng quan về khả năng sinh lời của một dự án, người dùng quản trị dự án có thể xem bảng điều khiển Khả năng sinh lời.
Các báo cáo khác trong Xero không lấy thông tin từ các Dự án Xero.
Quyền truy cập và thời gian của
nhân viên Nếu bạn có nhân viên muốn sử dụng Xero Projects, hãy cấp cho họ quyền truy cập thích hợp. Ví dụ: chỉ người dùng quản trị dự án mới có thể xem hoặc sửa đổi tỷ lệ chi phí nhân viên hoặc xem thông tin đó trong báo cáo dự án. Hai vai trò người dùng khác là dự án tiêu chuẩn và dự án hạn chế.
Nếu bạn sử dụng Trello (một ứng dụng của bên thứ ba để quản lý công việc và phân bổ nhiệm vụ), bạn có thể tích hợp nó với Xero Projects để có thể quản lý quy trình công việc và dễ dàng cộng tác trên các nhiệm vụ.
Bắt đầu với Dự án Xero
Bạn có thể dùng thử Dự án Xero miễn phí trong tháng đầu tiên. Chỉ cần thêm nó vào đăng ký Xero hiện có của bạn.
Để dùng thử Xero Projects với dữ liệu demo, hãy dùng thử trong Công ty Demo của Xero hoặc tải xuống ứng dụng di động Xero Projects trên iOS hoặc Android. Xin lưu ý rằng bất kỳ dữ liệu nào bạn nhập vào công ty demo sẽ đặt lại sau 28 ngày và các ứng dụng dành cho thiết bị di động phù hợp nhất để thêm thông tin khi đang di chuyển.
Để bắt đầu với Dự án Xero:
- Thêm Dự án Xero vào đăng ký Xero của bạn
- Mời nhân viên vào Xero (nếu bạn chưa có) và cấp cho họ quyền truy cập vai trò người dùng cho Dự án Xero
- Thiết lập mức chi phí nhân viên
Theo các liên kết ở trên để đọc các bài viết hỗ trợ của chúng tôi hoặc tìm hiểu thêm về quy trình này với khóa học trực tuyến của chúng tôi, Bắt đầu với Dự án Xero (trang web Xero).