Đối chiếu tài khoản ngân hàng
Bài viết này dành cho doanh nghiệp nhỏ sử dụng Xero
Tổng quan
- Xem lại các dòng sao kê được tải nhập và đã khớp với các giao dịch trên Xero để đảm bảo hồ sơ kế toán được cập nhật.
Web
Bước 1: Chuẩn bị đối chiếu
- Hiểu cách hoạt động của đối chiếu ngân hàng trong Xero trước khi đối chiếu bất kỳ giao dịch nào.
- Đảm bảo bạn đã nhập tất cả các giao dịch vào Xero. Chúng có thể bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, … hoặc giao dịch tiền mặt.
- Kiểm tra số dư đầu kỳ của tài khoản ngân hàng là chính xác và số dư sao kê trong Xero khớp với số dư trong tài khoản ngân hàng thực tế của bạn.
Bước 2: Xem lại tài khoản ngân hàng
Khi tải nhập sao kê ngân hàng, tài khoản ngân hàng trên bảng điều khiển hiển thị số dòng sao kê ngân hàng đã sẵn sàng để được đối chiếu. Nếu tài khoản ngân hàng không hiển thị trên bảng điều khiển của bạn, trong danh mục Accounting hãy chọn Bank accounts.
Đối với tài khoản bạn muốn đối chiếu, nhấp vào Reconcile [number] items.
Nếu Reconcile [number] items không hiển thị, nó cho biết không có dòng sao kê ngân hàng để đối chiếu. Nếu bạn nghĩ nên có những dòng sao kê để đối chiếu nhưng không có bất kỳ dòng nào, thì đó có thể là vì:
- Dòng sao kê liên quan có ngày trước khi dữ liệu ngân hàng được kết nối, hoăc dữ liệu ngân hàng không có sẵn. Đối với trường hợp này, bạn cần nhập thủ công các dòng sao kê ngân hàng
- Dữ liệu ngân hàng (Bank feed) bị trì hoãn
Dòng giao dịch hiển thị bên tay trái của tab Reconcile. Với mỗi dòng sao kê ngân hàng riêng biệt, hãy thực hiện các bước bên dưới để đối chiếu với giao dịch.
Mục đích của bạn là khớp từng dòng sao kê trong tài khoản ngân hàng với một giao dịch hiện có trong Xero hoặc tạo một giao dịch trong quá trình đối chiếu
Bước 3: So khớp với giao dịch hiện có trong Xero
Nếu giao dịch đã được tạo trong Xero có liên quan với dòng sao kê, quá trình đối chiếu đơn giản là nối cả hai lại với nhau.
Giao dịch đang tồn tại bao gồm chứng từ bán và mua ví dụ như hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, chi phí yêu cầu hoàn lại, giao dịch thanh toán hoặc giao dịch thu và chi tiền.
Nếu dòng sao kê ngân hàng liên quan đến việc chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng này sang tài khoản ngân hàng khác, bạn chỉ cần tạo giao dịch chuyển khoản ở một tài khoản. Nếu bạn đã tạo giao dịch trong tài khoản khác, chỉ cần nhấp vào OK để đối chiếu giao dịch.
Chấp nhận so khớp (Match)
Trước tiên, Xero tạo danh sách các giao dịch tài khoản có thể phù hợp với dòng lệnh. Các đề xuất này được thực hiện bằng cách so sánh số tiền, tên liên lạc, chi tiết tham chiếu và ngày đến hạn thanh toán gần nhất. Đôi khi có nhiều giao dịch cho cùng một số tiền và một ngày tương tự, vì vậy rất có thể một giao dịch được đề xuất và một liên kết được cung cấp cho các lựa chọn thay thế khác.
- Nếu giao dịch được đề xuất đúng, nhấp OK để chấp nhận so khớp và đối chiếu.
- Nếu bạn không muốn chấp nhận nối, nhấp [number] Other Possible matches Found để xem các lựa chọn khác.
Tìm và so khớp (Find and match)
Nếu bạn biết giao dịch được tạo trong Xero nhưng nó lại không được hiển thị dưới dạng đề xuất, sử dụng chức năng find & match để tìm giao dịch chính xác.
Bước 4: Tạo giao dịch mới
Trường hợp một giao dịch không tồn tại trong Xero liên quan đến dòng sao kê, hãy tạo giao dịch trong quá trình đối chiếu ngân hàng.
Giao dịch có thể được tạo bằng cách chấp nhận đề xuất hoặc sử dụng tab Create và Transfer.
Chấp nhận giao dịch để xuất
Để giúp bạn đối chiếu, Xero đề xuất các giao dịch tài khoản khớp với các dòng sao kê ngân hàng. Các đề xuất dựa trên các quy tắc ngân hàng mà bạn đã thiết lập hoặc các giao dịch tương tự đã được đối chiếu trước đó.
Được đề xuất từ quy tắc cho ngân hàng
Nếu Xero không khớp giao dịch tài khoản hiện tại với dòng sao kê, chúng tôi sẽ xem xét các quy tắc ngân hàng được thiết lập. Nếu dòng sao kê ngân hàng khớp với các điều kiện của quy tắc ngân hàng, chúng tôi sẽ đề nghị tạo một giao dịch theo quy tắc.
- Nếu quy tắc ngân hàng được áp dụng đúng, nhấp OK để đồng ý nối và đối chiếu. Nếu bạn cần cập nhật giao dịch trước, nhấp View details.
- Nhấp Don’t apply rule để áp dụng phương pháp đối chiếu khác
Nếu quy tắc ngân hàng đã thiết lập nhưng không được đề xuất cho dòng sao kê ngân hàng, kiểm tra điều kiện, quy tắc đã đặt.
Dựa vào giao dịch được đối chiếu trước đó.
Nếu không có tài khoản giao dịch hoặc quy tắc hiện hành nào được áp dụng bạn hãy chọn Suggest previous entries, Xero sử dụng ghi nhớ để đề xuất tạo giao dịch.
Ghi nhớ dựa vào giao dịch được đối chiếu trước đó với cùng số tiền và người thụ hưởng, chi tiết và tham chiếu chi tiết. Chúng tôi đề nghị dùng Who, What và Why để sẵn sàng đối chiếu.
- Nhấp OK để đồng ý đề nghị và đối chiếu. Nếu bạn cần cập nhật bất kỳ chi tiết, nhấp vào View details.
- Nếu không có giao dịch tương tự nào, hoặc đề xuất không chính xác cho dòng sao kê, hãy tạo giao dịch thu hoặc chi tiền.
Mẹo
Để bật hoặc tắt chức năng ghi nhớ, chọn hoặc xóa dấu chọn ở Suggest previous entries ở dòng cuối của màn hình.
Tạo giao dịch tiền mặt
Tạo giao dịch thu và chi tiền để ghi nhận giao dịch tiền mặt mới trong quá trình đối chiếu ngân hàng.
Tạo giao dịch chuyển tiền
Tạo giao dịch chuyển tiền để ghi nhận việc chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng của bạn trong Xero.
Bạn chỉ cần tạo một giao dịch chuyển khoản trong một tài khoản ngân hàng. Xero tạo giao dịch trong tài khoản tương ứng, vì vậy bạn chỉ cần nhấp vào OK để đối chiếu.
Bước 5: Thảo luận với cố vấn
Nếu bạn không chắc chắn với các dòng sao kê liên quan, hãy trao đổi với cố vấn hoặc người dùng khác trong công ty. Khi đối chiếu, nhập bình luận trong thanh Discuss để bắt đầu thảo luận.
iOS
Mục đích của bạn là nối mỗi dòng sao kê trong tài khoản ngân hàng với giao dịch hiện có trong Xero, hoặc tạo giao dịch trong quá trình đối chiếu.
Tab Details xem thông tin tải nhập trên sao kê
Để đối chiếu tài khoản ngân hàng:
- Ở Dashboard, nhấp vào bank account hiển thị [Number] to match
- Với mỗi dòng sao kê ngân hàng:
- Nhấp OK nếu đề xuất giao dịch hoặc quy tắc đúng. Lướt qua trái nếu có nhiều hơn 1 lựa chọn.
- Nhấp Create để tạo mới giao dịch thu hoặc chi tiền.
- Nhấp Find để tìm giao dịch đang có trong Xero
- Nhấp Transfer để tạo giao dịch chuyển tiền giữa 2 tài khoản ngân hàng trong Xero
Mẹo
Nhấp View all để xem danh sách các dòng sao kê chưa được đối chiếu.
Android
Mục đích của bạn là nối mỗi dòng sao kê trong tài khoản ngân hàng với giao dịch hiện có trong Xero, hoặc tạo giao dịch trong quá trình đối chiếu.
Tab Details để xem thông tin tải nhập
Để đối chiếu tài khoản ngân hàng:
- Ở Dashboard, nhấp vào tài khoản ngân hàng để hiển thị [Number] to match
- Với mỗi dòng sao kê ngân hàng:
- Nhấp OK nếu đề xuất giao dịch hoặc quy tắc đúng. Lướt qua trái nếu có nhiều hơn 1 lựa chọn.
- Nhấp Create new để tạo mới giao dịch thu hoặc chi tiền.
- Nhấp Findmatch để tìm giao dịch đang có trong Xero.
- Nhấp Mark as transfer để tạo giao dịch chuyển tiền giữa 2 tài khoản ngân hàng trong Xero.